¿Cómo almacenar el diario electrónico?

 

Los documentos que se generan debido a transacciones entre los centros comerciales y los consumidores, los normalmente conocidos como “tickets de caja” en formato papel, provocan a las grandes empresas de distribución serios problemas de almacenamiento y gestión de esta información.

La incesante actividad de los terminales en estos centros también origina una gran cantidad de datos muy útiles para la empresa, tales como arqueos de caja, hora de apertura y cierre, errores de los dispositivos informáticos o del programa y actividad de los operadores. Esta información se almacena en el diario electrónico y suele ser de gran ayuda para mejorar la gestión de los propios centros de distribución.

 

Diario electrónico

 

El reto

En nuestro país, es obligatorio conservar esta información durante un determinado periodo de tiempo. En muchos casos, los centros están almacenando los rollos de papel que producen los terminales dentro de cajas en enormes naves-almacén. En otros casos, los ficheros de texto que generan las aplicaciones de terminales se almacenan directamente, sin ningún tratamiento específico, en enormes discos duros de servidores de ficheros.

“Tanto el almacenamiento del papel como el de grandes ficheros de texto resultan costosos y poco prácticos, haciendo realmente complicado encontrar un ticket cuando se necesita”

La legislación española permite almacenar toda esa información en formato de base de datos, en lo que ha dado en denominarse “Diario Electrónico”, eliminando la necesidad de almacenar el rollo de papel o el fichero de texto completo.

La solución

Sistemas de Documentación Multimedia propone una solución al problema de manejo y archivo de toda esta información: el gestor documental OpenText Alchemy junto al módulo de proceso de “spool” DataGrabber. Este módulo permite almacenar e indexar los enormes ficheros de texto que generan los TPVs, usando una simple estación de trabajo o un servidor departamental.

DataGrabber segmenta la información que recibe de los TPV en documentos, la indexa por todos los criterios de búsqueda necesarios y por todo el texto que contiene. Por último, facilita su almacenamiento en dispositivos de bajo coste como CD y DVD, junto al programa de búsqueda si así se desea. Su velocidad de proceso, incluida la división del fichero en tickets y la indexación por contenido, es de ¡2’5 GB de datos por hora!

También se puede dar acceso al diario electrónico a través del navegador Internet Explorer mediante el uso de Alchemy Web, otro módulo de la familia Alchemy. Esta opción no hace necesario que se instale software en los puestos de trabajo. Como es lógico, permite establecer una política de acceso que controle el uso solo por aquellos usuarios que se identifiquen debidamente.

Por su sencillez de manejo apenas requiere formación, tanto a nivel de administración como de consulta. Los procesos de actualización diaria pueden automatizarse por completo mediante el uso del programa de proceso por lotes Albatch que incorpora nuestro software Alchemy.

Conclusión

Cuando se trata de procesar una gran cantidad de datos en un corto espacio de tiempo, es necesario disponer de herramientas específicamente diseñadas para este propósito, como en este caso el módulo DataGrabber.

Para obtener los mejores resultados, también es muy importante dimensionar correctamente todos los dispositivos sobre los que funcionará nuestra solución.

Consideramos muy importante contar con el apoyo de expertos para que le guíen en la planificación de todo el proyecto. El simple hecho de seguir estas reglas le asegurará una solución satisfactoria.

Si desea más información, llámenos al 917 543 063: pondremos a su disposición toda nuestra experiencia en este tipo de soluciones, obtenida a lo largo de más de 20 años.

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que Usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies.

ACEPTAR
Aviso de cookies