El archivo de fax, algo cada día más necesario

 

Con las vacaciones de Navidad a la vuelta de la esquina, la cantidad de correo que recibimos se dispara como un cohete. Desde tarjetas de felicitación a catálogos y folletos, las montañas de papel empiezan a tomar forma en estas fechas.

Dependiendo del lugar del mundo donde Usted viva, su buzón de correo será una ranura en la puerta de entrada, un cajetín en el portal o una caja sobre un poste en la calle. Estos diseños han estado ahí durante años, y continúan siendo útiles como un modo fiable de recoger el correo en los hogares.

Sin embargo, el buzón ordinario de nuestros hogares no fue diseñado para actuar como una zona de almacenamiento definitivo para el correo. Dependiendo del modelo, puede llegar a llenarse o incluso a no permitirle ni siquiera abrir la puerta.

 

Archivo de fax

 

Para la mayoría de nosotros esto no supone un problema, ya que utilizamos un procedimiento suficientemente probado durante años para gestionar nuestro correo: abrimos el cajetín, recogemos el correo, lo distribuimos a los miembros de la familia y reciclamos todo aquello que no nos interesa.

Cuando gestionamos nuestro “correo electrónico” adoptamos procesos similares que nos permiten almacenar y gestionar correos fuera del servidor. La pregunta sería entonces: ¿por qué tantas Organizaciones continúan cargando sus servidores de fax con la acumulación de faxes en el centro de captura?

Aunque la posibilidad de sucumbir a una avalancha letal de catálogos de baterías de cocina sea poco probable, confundir el servidor de fax con un repositorio de documentos puede tener algunos efectos negativos en sí mismo.

 

Una gestión eficiente de los documentos en formato fax

Además de cumplir con las obligaciones legales impuestas por las administraciones públicas, hay varias razones que pueden llevarnos plantearnos almacenar y gestionar faxes en repositorios documentales seguros.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que una buena administración de las categorías de los faxes redundará en una mejor capacidad de búsqueda en el futuro. Y dado el elevado volumen de faxes que pueden llegar a recibirse a diario, tratar de localizar uno en particular con una cierta información que aparezca en el cuerpo del documento puede llegar a convertirse en una tarea imposible, y lo que es más importante, una tarea cara.

El servidor de fax no fue diseñado para actuar como repositorio documental. Lo mismo ocurre con el servidor de e-mail de la Organización o el buzón de correo de nuestra casa. Por lo tanto, confiar en él para clasificar, almacenar y compartir documentos no parece una estrategia recomendable.

El archivo y gestión de los faxes en un Sistema de Gestión Electrónica Documental no solo proporciona una buena solución de almacenamiento a largo plazo, sino que incrementa de forma espectacular el valor de la información contenida en los propios faxes.
Todas estas funciones estarían disponibles al almacenar los faxes en un SGED:

  • Auditoría de los accesos a los documentos por los usuarios.
  • Archivo seguro de todos los documentos fax.
  • Búsquedas por contenido al indexar el texto obtenido por OCR.
  • Creación de reglas de retención de acuerdo a políticas de la Empresa.
  • Documentos fax compartidos por toda la Organización.
  • Control de acceso en base a grupos del directorio activo de Microsoft.
  • Acceso a los documentos mediante un simple navegador.
  • Vinculación de los documentos fax con otros documentos de la empresa.
  • Enfoque exclusivo de Fax Server a la captura y gestión de faxes.

 

Muchos de los usuarios que usan Open Text Fax Server, RightFax Edition utilizan también para llevar a cabo la gestión de los documentos fax y de todo tipo de documentos Open Text Document Server, Alchemy Edition.

Si quiere poder decidir si su Organización se beneficiaría al implementar una gestión del archivo de fax, hágase las siguientes preguntas:

  • ¿Necesita compartir faxes entre los usuarios de su Organización para poder ejecutar o llevar a cabo procesos de negocio?
  • ¿Están sus documentos fax sujetos a alguna regulación legal o a políticas de su Organización que establecen su retención o eliminación?
  • ¿Podría su compañía encontrarse con la necesidad de tener que enviar documentos fax a un tercero, tal como un auditor, un abogado o un organismo regulador?

 

Si la respuesta es SI a una o más de una de estas preguntas, debería considerar la posibilidad de asociar un Sistema de Gestión Electrónica Documental a su servidor de documentos fax.

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