Casos de éxito

En SDM tenemos una amplia y diversificada base de clientes, formada por más de 200 referencias de todos los sectores: bancos, aseguradoras, farmacéuticas y empresas de distribución, administraciones locales, autonómicas y centrales.

Nuestros casos de éxito definen nuestro buen hacer y nuestra profesionalidad como especialistas en documentación.

Papeles

Le invitamos a conocer algunos ejemplos de trabajo bien hecho

JBB

JBB Informes periciales y tasaciones, comenzó su andadura profesional en junio de 1993. Es una compañía dedicada especialmente a la elaboración de informes periciales en las ramas de incendios y riesgos diversos, automóviles e inspección y valoración de riesgos.

Algunas de las compañías aseguradoras para las que trabajan son: Allianz, Axa, Mapfre, Zurich, Pelayo, Fiatc,  Linea Directa Aseguradora, A.M.A, Grupo Generali, Mutua General de Seguros, Reale, FIATC y Grupo Catalana Occidente.

Asimismo realizan tasaciones inmobiliarias para entidades bancarias y particulares.

Reto: en JBB se plantearon la necesidad de obtener la información de los partes de peritaje de una manera sencilla, ágil y lo más automática posible.

Desde sus inicios en el año 1993, el personal de JBB introducía los datos aportados por sus clientes de forma manual, a través de documentos PDF y correos electrónicos. Este proceso ocupaba a su personal administrativo durante varias horas diarias y lo desbordaba en situaciones punta (por ejemplo en situaciones de grandes tormentas o temporales), con la entrada masiva de nuevos siniestros.

Logo sdmReaDoc

Solución: la solución aportada por SDM se basó en su herramienta sdmREADOC.

Tras un sencillo curso de formación de un par de días y con el interés demostrado por el personal de JBB, se ha conseguido poner en marcha la solución accediendo directamente a sus bases de datos de manera transparente. De este modo se ha facilitado el trabajo a las personas encargadas de ello hasta la actualidad.

Un aspecto importante en el desarrollo del proyecto suponía la automatización en la medida de lo posible del proceso. Para ello, JBB y SDM realizaron una serie de ajustes y personalizaciones, que tuvieron como consecuencia un producto final ajustado a las necesidades del cliente.

Se combinaron dos formas diferentes de introducir esta información:
•    Partes en formato PDF: se reconoce su plantilla y se extraen los datos de forma automática.
•    Partes en formato imagen: se les realiza OCR y se les extraen los metadatos.

Un elemento muy valorado por JBB en la decisión de compra fue la posibilidad de realizar una prueba de la solución. En esa prueba se alimentó la aplicación con varios tipos de documentos y quedó demostrada la potencia y fiabilidad de sdmREADOC.

Según Jorge Blasco, Jefe de Sistemas de Información de JBB, “la flexibilidad, sencillez de uso y rápida implantación de la herramienta han sido razones decisivas en la toma de la decisión. La mejora del proceso nos ha llevado a reducir en un 75% el tiempo dedicado a la indexación de los documentos. Tambien hemos eliminado la introducción errores en la captura de los datos, habituales en cualquier proceso manual. Las ventajas del automatismo nos han permitido ampliar el número de campos con metadatos que volcamos en nuestros sistemas. Por último, valoramos  muy positivamente la facilidad de manejo de sdmREADOC que nos permite modificar las plantillas de captura nosotros mismos, para adaptarnos así de forma inmediata a los continuos cambios en los documentos de nuestro clientes.”

Algunos de nuestros clientes con soluciones basadas en sdmREADOC similares a la de JBB son Fucoda, MRW, DISTRICOMP y SGEL.

Servicio médico de la FNMT

La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre es una entidad pública empresarial adscrita al Ministerio de Economía y Hacienda con un marcado carácter de servicio público.

Reto: almacenar de forma segura toda la documentación que se genera al conformar las historias clínicas de sus empleados, cumpliendo las leyes de protección de datos y la política de confidencialidad de la entidad.

Solución: digitalización y almacenamiento de la documentación sobre una instalación de Alchemy Server Avanzado. Debido a la sensibilidad de los datos a tratar, que contienen información personal de los trabajadores de la fábrica, y que está clasificada como la de más alto nivel según la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, (LOPD), ha sido necesario añadir a Alchemy algunos módulos que aseguren la confidencialidad necesaria: Database Encryption, Audit Logging y RBAC.

Database Encryption

En primer lugar, ha sido necesario garantizar que las comunicaciones entre los usuarios y los repositorios de datos se producen de modo seguro. De ello se encarga el módulo Database Encryption de Alchemy Server, que utiliza un algoritmo de encriptación de 256 bits, para evitar cualquier intromisión no deseada entre emisor y receptor.

Dos funciones muy importantes cuando se trata de regular el acceso las llevan a cabo Audit Logging y RBAC. El primero audita todas las transacciones entre los usuarios y los repositorios de datos Alchemy, quien las hace y en qué momento exacto se hacen. El segundo se encarga de controlar la funcionalidad asignada a cada grupo de usuarios que accede al sistema.

Además de los módulos anteriormente descritos, el departamento técnico de SDM ha desarrollado mediante el API de Alchemy algunas modificaciones sobre los programas cliente estándar. Estas modificaciones afectan principalmente a la distribución de los documentos en la estructura de árbol que el personal médico planteó como necesario para la rápida localización de los documentos digitalizados.

Entre nuestros clientes de este sector podríamos citar al servicio médico de ADIF, así como a la Clínica El Ángel (ASISA) de Málaga o el Hospital de la Cruz Roja Española de Gijón.

Colebega

Colebega es una de las siete compañías embotelladoras españolas que producen, venden y distribuyen las bebidas de las marcas propiedad de “The Coca Cola Company” a través de Coca-Cola España. Se creó en 1954 y actualmente opera en la Comunidad Valenciana, Murcia, Cuenca y Albacete.

Reto: el crecimiento en el número de referencias de venta (más tamaños, más sabores, etc.) y un aumento del número de clientes (en especial empresas distribuidoras), sumado a las posibilidades que se ofrecen hoy de facturar electrónicamente, hicieron a Colebega plantearse un aumento del control y la eficiencia en el tratamiento de la documentación generada por la venta de los productos, en particular las FACTURAS y sus correspondientes ALBARANES.

Solución: creación de repositorios asociados a dos tipologías documentales, facturas electrónicas y albaranes, disponibles para su consulta interna dentro de la organización, sobre el gestor documental OpenText Document Server, Alchemy Edition.

Logo Alchemy v9

Un aspecto importante en el desarrollo del proyecto suponía la automatización en la medida de lo posible del proceso. Para ello, Colebega y SDM realizaron una serie de ajustes y personalizaciones, que tuvieron como consecuencia un producto final ajustado a las necesidades del cliente.

Se combinaron dos formas diferentes de introducir esta información:

  • Facturas electrónicas, que se almacenan e indexan de forma automática una vez generadas.
    Albaranes firmados por cliente, que requieren de la intervención del usuario para llevar a cabo la digitalización del papel, y la posterior indexación y verificación de los “metadatos” asociados.
  • Toda la integración ha sido llevada a cabo en un entorno distribuido, basado en clientes Web, para facilitar el despliegue y el mantenimiento de la herramienta dentro de la Organización.

Un elemento muy valorado por Colebega fue la posibilidad de realizar una prueba real de la solución durante 30 días, sin ningún tipo de compromiso. En este período de tiempo se alimentó la aplicación con facturas de varios años – cientos de miles de documentos – y quedó demostrada la potencia y fiabilidad de Document Server, Alchemy Edition.

Según Javier Ferrer Hernández, Jefe de Sistemas de Información de Colebega, “la flexibilidad, sencillez de uso y rápida implantación de la herramienta han sido razones decisivas en la toma de la decisión. La mejora del proceso nos ha llevado a reducir en un tercio el tiempo de digitalización e indexación de los documentos”.

Otras funciones resueltas de forma automática son el reconocimiento de los albaranes, el almacenamiento de toda la información en los repositorios Alchemy y su posterior consulta sin abandonar el “interface” de su sistema SAP.

Algunos de nuestros clientes con soluciones similares son Casbega, Heinz Ibérica, Kraft Foods, Supermercados DIA, Hipermercados Alcampo y Laboratorios Indas.

Dirección General de Transportes

Consejería de Infraestructuras y Transportes de la Comunidad de Madrid

La Dirección General de Transportes ejecuta las competencias que le atribuye la normativa sobre transporte: autorizaciones administrativas, capacitación profesional y subvenciones; así como el control e inspección de vehículos, empresas y actividades, y resolución de conflictos entre transportistas, operadores y usuarios; garantizando así un transporte profesional, seguro, ordenado y competitivo.

Reto: los gestores administrativos de la Dirección General necesitaban disponer de toda la documentación en papel generada en su relación con los transportistas y las empresas, “en línea y en formato electrónico”. De ese modo se evitarían los paseos al archivo y se mejoraría sustancialmente el tiempo de respuesta en la atención al ciudadano.

Solución: se llevó a cabo la digitalización masiva de toda la documentación histórica y la posterior actualización automática de los repositorios Alchemy. A continuación, se dotó de medios al personal del archivo para la captura de la documentación que se genera día a día.

Alchemy Scan

Su archivo dispone hoy de más de 18 millones de documentos accesibles ONLINE. El número total de expedientes digitalizados sobrepasa los 930.000. Aunque la ocupación total de los repositorios Alchemy es de alrededor de 700 GB, es posible acceder a cualquier expediente en cuestión de segundos. De este modo, se hace innecesario el manejo de expedientes en formato papel para resolver cualquier consulta o reclamación.

Una buena parte de los usuarios ha aprendido el manejo del programa de consulta Alchemy sin apenas formación, lo que dice mucho acerca de la sencillez de uso del programa.

Algunos de nuestros clientes en las administraciones públicas son: la Agencia Tributaria y el SAMUR, en el Ayuntamiento de Madrid, varias consejerías de la Comunidad de Madrid, varios departamentos de los Ministerios de Defensa, Cultura, Fomento y Presidencia, la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha o el TEAC (Tribunal Económico Administrativo) del Ministerio de Hacienda.

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