La tarea de gestionar las facturas recibidas

 

La gestión del pago de facturas recibidas es algo inevitable, pero el modo en que las organizaciones las tramitan en nuestros días ha variado enormemente respecto a procesos manuales anteriores.

La mayor parte de ellas tienen un método más o menos formalizado de aprobar y pagar facturas recibidas, aunque dicho método falla a menudo víctima de errores simples, como la perdida de documentos o los retrasos en los procesos intermedios.

Esta ineficiencia puede generar problemas de movimientos de efectivo en caja, problemas de crédito, pérdidas de ofertas en los descuentos de los proveedores y, potencialmente, la imposibilidad de hacer frente y conseguir superar auditorias.

Gestión de las facturas recibidas

Al utilizar una herramienta como Document Server, Alchemy Edition, las empresas pueden capturar y almacenar las facturas y sus documentos asociados, permitiendo a sus usuarios un acceso centralizado a los documentos en un entorno bien administrado y completamente seguro.

El presente artículo explora algunos de los retos a los que nuestros departamentos de contabilidad se enfrentan cada día, presentando una solución efectiva para aquellas compañías que busquen mantenerse al día en sus procesos de “Back Office”.

 

El desafío

La tramitación de facturas en papel es una operación crítica que requiere un trasiego intensivo de documentos y que depende de papel de muy variadas fuentes que llega a través de diferentes canales.

En un entorno en que las operaciones sean manuales y en el que no se haya establecido una gestión automática, llevar a cabo un seguimiento de los documentos por parte de los responsables de contabilidad puede requerir un esfuerzo extraordinario.

Los documentos extraviados impiden conciliar facturas, pedidos, envíos y otros elementos necesarios para procesar una factura. Incluso en aquellos casos en los que todos los documentos están presentes, los implicados tienen que trasladarse con el papel de mesa en mesa para conseguir que una factura sea aprobada o rechazada.

 

Mi proceso de facturas es ineficiente, pero ¿cómo mejorarlo?

La ineficiencia de este proceso puede llegar a impedir a su Organización beneficiarse de valiosos descuentos, así como también de establecer nuevas cuotas por servicios o ralentizar sus posibilidades de negociar los términos de algunas facturas con sus proveedores.

Esta situación no solo afectará de forma adversa al flujo de efectivo, sino que a menudo empeorará las relaciones con los proveedores, afectando a las condiciones generales pactadas con ellos. En la economía de nuestros días, a menudo pagar más tarde significa pagar más.

 

Capture, comparta y gestione sus facturas de un modo seguro

Document Server, Alchemy Edition permite a las organizaciones capturar y almacenar facturas junto a otros documentos relativos a las transacciones contables. Las facturas se pueden almacenar automáticamente en los repositorios de un modo seguro, estructurando las carpetas por proveedor, por departamento, por centro de costos, o por cualquier otro modelo adoptado por el departamento financiero.

Los documentos se pueden visualizar, anotar, ser enviados a la siguiente etapa del proceso de aprobación, enviar al departamento encargado de la aprobación para obtener la autorización del pago o archivar para acceder en cualquier momento posterior.

Alchemy es fácil de configurar, permitiendo a los usuarios trabajar con una solución que reproduce su entorno manual sin los tradicionales cuellos de botella y puntos de corte.

Se puede acceder a los documentos a través de un navegador web o mediante un programa en Windows. Los documentos también se pueden distribuir en cualquier tipo de dispositivo removible (CD, DVD, Pendrive, etc.), lo que significa que las personas involucradas en el proceso pueden participar en él a través de diferentes canales.

 

¿Qué significa eso para Usted?

Las Organizaciones que racionalizan su proceso de gestión de facturas pueden reducir los gastos asociados a la tramitación de pagos a proveedores.

El costo de procesar cada factura descenderá de un modo significante a medida que el tiempo y el gasto invertido en validar y enrutar facturas y sus documentos asociados se rebaje drásticamente.

Trabajar con una visión centralizada de todos los documentos implicados en las transacciones económicas permite a las empresas investigar facturas erróneas, evitando pagos innecesarios.

Desde la perspectiva del cumplimiento de la legalidad, las empresas serán capaces de manejar con precisión toda la documentación financiera con la posibilidad de localizar aquellos documentos necesarios con unos pocos clics.

El proceso de facturas es solo un ejemplo de cómo Document Server, Alchemy Edition puede ayudar a las empresas a transformar operaciones basadas en un uso intensivo de documentos y reducir los gastos de explotación.

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