Cómo mejorar el envío de facturas y albaranes

 

Madrid, 15 de junio de 2012 – Sistemas de Documentación Multimedia, empresa líder en la distribución de productos especializados en Gestión Documental, anuncia hoy que su solución para el proceso de impresión y envío de facturas y albaranes ha recibido interesantes mejoras.

La vinculación de facturas con uno o más albaranes de entrega de mercancía implica una manipulación de documentos en papel, que se traduce en un consumo importante de tiempo por parte del personal del Departamento correspondiente. Adicionalmente, y para determinadas Compañías, también puede convertirse en un problema el espacio físico que consume el necesario almacenamiento de los albaranes de entrega.

 

Según César Ruyra, Comercial de SDM:

Nuestra solución permite el enlace automático de cualquier factura generada con todos los albaranes a los que la misma haga referencia. La automatización de todo el proceso ahorra el tiempo necesario para la búsqueda y ordenación de los albaranes, así como el correspondiente a la asociación de los mismos con sus correspondientes facturas.

La escalabilidad de los módulos que componen la solución hace que esté disponible para cualquier tipo de Organización Empresarial, desde PYMES hasta grandes Corporaciones. La solución ofrecida es económicamente muy asequible a cualquiera de estos niveles.

 

Esquema de trabajo del envío de facturas y albaranes

Envío de facturas y albaranes

 

La solución consta de tres procesos claramente diferenciados:

  1. el primero corresponde a un sistema clásico de digitalización y almacenamiento de los albaranes.
  2. el segundo es el que se encarga de asociar los albaranes con cada una de las facturas.
  3. el tercero permite configurar el envío de cada factura con sus correspondientes albaranes a la impresora, a una dirección de correo o a una dirección ftp.

La digitalización de albaranes requiere únicamente el uso de un escáner de documentos o un dispositivo multifunción (impresora, escáner y fotocopiadora).

Cada albarán debe quedar identificado por su número, el cual puede introducirse manualmente o puede ser leído de forma automática si viene codificado en un código de barras. Esa sería la situación ideal, para evitar errores de captura.

El proceso de facturación se realiza por los canales informáticos habituales de la Empresa. La solución de SDM no requiere ninguna modificación en la aplicación de facturación. Lo que hace es analizar cada factura, estudiar qué albaranes precisa y adjuntarlos junto con la misma, dando salida a todo ello a la correspondiente impresora, cola de impresión o direcciones de correo electrónico, según se configure.

 

Ejemplo de un documento de tipo factura y sus albaranes asociados

 

Envío de facturas y albaranes

 

 

Nos comenta César Ruyra:

“La mejora más importante de esta nueva versión consiste en  la comprobación de la existencia de todos los albaranes, y que la suma de los albaranes coincide con el total de la factura. En caso de que esta condición no se cumpla, la factura es enviada a una cola de incidencias para su resolución manual”.

El formato de impresión de los albaranes es configurable por parte de la Empresa. Dado que se trabaja con las imágenes digitalizadas de los albaranes, estos pueden disponerse en el papel en forma de mosaico, incluyendo desde uno hasta seis albaranes por cada página.

Para cada cliente se puede configurar un destino de la factura y sus albaranes: mientras unos necesitarán que se les envíe la factura en formato papel por carta, otros habrán decidido recibir una copia en formato PDF firmado, bien por correo electrónico o por ftp.

Será el programa de contabilidad del cliente el que ordene el formato que recibirá cada uno de sus clientes.

 

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