Defragmentar bases de datos para mejorar su rendimiento

 

La tarea de defragmentar bases de datos es una tarea de mantenimiento aconsejable para conseguir un rendimiento óptimo de las mismas.

El trasiego diario de actualizaciones, inserciones, modificaciones y eliminaciones de documentos en las mismas hace que se generen “huecos” en su estructura interna que pueden provocar una menor eficiencia del sistema.

Defragmentar y desfragmentar – aunque no están en el diccionario de la lengua española – son dos verbos de uso común en el mundo de la tecnología informática para referirse a la reagrupación de elementos , sean discos duros, bases de datos o programas de gestión de correo.

 

 

Desfragmentar

 

Conviene por tanto defragmentar las bases de datos de forma periódica para que los documentos y sus metadatos asociados se encuentren perfectamente sincronizados, con la ventaja añadida que les supone a los sistemas de backup la liberación de espacio en disco que se produce.

El gestor documental OpenText Document Server Alchemy Edition incorpora una herramienta para llevar a cabo la compactación. Se trata de un “plugin” que se instala junto con el programa Alchemy Administrador y se ejecuta desde el mismo programa.

 

Copiar o mover documentos y sus metadatos asociados

El programa Administrador de Alchemy incorpora la función necesaria para copiar o mover toda la estructura de una base de datos a otra, eliminando todas las referencias huérfanas y reconstruyendo las tablas de contenido y los ficheros de índices y de control.

 

Alchemy imagen de copiar mover

Ejemplo de las opciones a seleccionar para copiar o mover una base de datos completa llamada Clientes a otra llamada Clientes clónica.

 

Otra utilidad interesante del programa nos permite copiar o mover los documentos encontrados como resultado de una consulta, no solo la base de datos completa.

De este modo podemos crear bases de datos con subconjuntos de documentos, y compartirlos – mediante un CD/DVD o un pendrive – con otros usuarios que por alguna razón no dispongan de acceso a las bases de datos “online”.

Este procedimiento también nos puede servir para dividir una base de datos que haya alcanzado un gran volumen en bases de datos más pequeñas, por ejemplo en base a periodos de tiempo como años, semestres o trimestres.

Existen varias posibles razones por las que nos puede interesar dividir en partes una base de datos Alchemy:

  1. Cuando creamos la base de datos, nos pareció innecesario crear una base de datos para cada año. Ahora que ya hemos introducido 500.000 documentos, pensamos que los documentos estarían mejor repartidos en contenedores de periodicidad anual.
  2. Cuando iniciamos la implantación de la gestión documental, intuimos que sería mejor tener todos los documentos relacionados en una única base de datos. Con el tiempo hemos descubierto que es más práctico que cada base de datos contenga unos formatos de documento diferentes.
  3. El repositorio recibe exclusivamente voluminosos ficheros de texto y estamos indexando por todo el contenido, por lo que con el paso de los años los ficheros de índices se han hecho enormes, y la velocidad en la resolución de las búsquedas se está viendo afectada. También nos afecta el tamaño de los ficheros de índice a las tareas de backup.

Ayuda

Si tiene alguna duda sobre esta nota técnica, contacte con el departamento técnico de SDM por cualquiera de estos medios:

Por teléfono  917 543 063

Por correo electrónico  soporte@sdm.es

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