Ideas para automatizar procesos de Negocio

 

Automatizar procesos de negocio parece una buena idea para evitar tareas repetitivas. Las tareas basadas en el intercambio de información entre usuarios y departamentos, y que sirven para tomar algunas decisiones importantes, se llevan a cabo de forma tradicional en un buen número de Organizaciones.

Este método puede suponer costos elevados y ser propenso a cometer errores, a la vez que se muestra ineficiente y difícil de controlar. Además, estos procesos manuales no fomentan la responsabilidad, y pueden poner en peligro las relaciones externas y los compromisos de la Compañía.

Usted puede convertir estos procesos manuales en algo del pasado. Hoy en día, las organizaciones más eficaces están implementando soluciones como Open Text Workflow Server, .NET Edition para diseñar y distribuir flujos de trabajo automatizados.

Workflow Server, .NET Edition proporciona sencillas herramientas integradas para automatizar los procesos de negocio y mejorar, en algunos casos de forma espectacular, el rendimiento de los usuarios y el cumplimiento de las disposiciones legales.

 

 

Automatizar procesos de Negocio

 

Diez razones para automatizar procesos de Negocio

 

Una: racionaliza los procesos repetitivos

Workflow Server, .NET Edition automatiza tareas repetitivas que involucran la gestión y distribución de documentos, desde simples tareas departamentales hasta complejos procesos a nivel de toda la organización. Permite a las organizaciones estandarizar y racionalizar estas actividades, y supervisar el progreso de las mismas, eliminando rutinas en las que es fácil cometer errores.

 

Dos: simplifica los continuos procesos de mejora

Workflow Server, .NET Edition incorpora tecnologías y herramientas suficientemente probadas, como Microsoft .NET, para hacer que la definición, el desarrollo y la distribución de procesos, reglas y condiciones sean sencillos. También proporciona una metodología “paso a paso”, así como sencillos asistentes que permiten a personal no estrictamente técnico la definición y distribución de flujos de trabajo. Además, Workflow Server se integra con otras herramientas conocidas como Microsoft SharePoint, Exchange, Content Management Server y otras.

 

Tres: reduce costos y ofrece una rápida amortización

Workflow Server logra un rápido “Retorno de la Inversión” (ROI) al eliminar procesos que consumen tiempo y costosas rutinas manuales, conectando al personal con la información y los procesos que necesitan para mejorar los ingresos y recortar los gastos. También incorpora Microsoft .NET framework para permitir a las organizaciones conectarse a sistemas legales actuales o futuros.

 

Cuatro: hace cumplir las tareas con responsabilidad y conformidad

Sarbanes-Oxley, HIPAA, ISO y otros estándares disponen reglas estrictas sobre como deben las organizaciones procesar, grabar, divulgar y controlar información. Workflow Server, .NET Edition ayuda a hacer cumplir los compromisos al automatizar, estandarizar y hacer un seguimiento de los procesos, de modo que las organizaciones sepan quien, donde y cuando fallaron la información o las tareas. Del mismo modo permite gestionar el acceso a la información para garantizar la seguridad y la privacidad.

 

Cinco: ahorra tiempo y previene cuellos de botella en la toma de decisiones

Con Workflow Server, .NET Edition, las tareas se asignan a usuarios individuales o a grupos de usuarios, y se generan automáticamente notificaciones por correo electrónico para informar a los usuarios de sus tareas pendientes. Las listas de tareas se pueden enviar a Outlook, CMS, SharePoint, Workflow Server Web Access o a cualquier portal, lo que incrementa la flexibilidad.

Las tareas permanecen en las listas hasta que se completan, y no pueden perderse, borrarse o ignorarse. Pueden usarse reglas de tiempo para reasignar una tarea si no se lleva a cabo en el tiempo establecido. Workflow Server proporciona también un modulo llamado “Business Activity Monitoring” (BAM) que permite monitorizar las actividades en curso.

 

Seis: facilita mantener relaciones más cercanas con clientes y proveedores

Workflow Server, .NET Edition se integra con otras aplicaciones y puede llevar embebidos vínculos a correos, tareas, XML y servicios Web, para incluir a clientes y proveedores dentro de un flujo de trabajo interno. Esto mejora la cadena de suministros, reduce pérdidas de tiempo, expande el grupo de trabajo más allá de los límites de la organización y capacita al personal para recibir información y tareas, analizarlas y actuar en consecuencia. También se puede configurar un historial de los procesos con el propósito de tener todo bajo un estricto control.

 

Siete: proporciona un acceso sencillo y preciso a la información dentro de la Organización

Sin un eficiente flujo de trabajo, el personal de un departamento a menudo no puede acceder fácilmente a información de otro departamento u otra aplicación. Esto hace que se pierda tiempo y puede causar innecesarios “quebraderos de cabeza” a los usuarios. Workflow Server, .NET Edition puede proporcionar acceso a estos datos y racionalizar el procesamiento de la información. Permite también el establecimiento de reglas, para controlar y hacer un seguimiento de los accesos a los datos dentro de un proceso dado.

 

Ocho: ayuda a conservar el conocimiento de la Compañía

Las Organizaciones pueden perder suficiencia si el personal falta al trabajo, es reasignado a otro departamento, es despedido o abandona su puesto. Este vacío puede ser costoso, consumir tiempo y dar lugar a retrasos innecesarios. Workflow Server, .NET Edition ayuda a conservar el conocimiento documentando y automatizando pasos y aprobaciones del flujo de trabajo, a través del proceso. Esto ayuda a que la información vital de la Organización se conserve.

 

Nueve: proporciona flexibilidad para distribuir primero, y perfeccionar después, los flujos de trabajo

Workflow Server, .NET Edition es muy intuitivo y gráfico. Dispone de asistentes, emuladores, modelos y tecnologías, como Microsoft Visual Studio .NET, C#, XML y otras herramientas flexibles que lo hacen rápido y sencillo de implementar, tanto para personal técnico como no técnico.

 

Diez: ofrece una única fuente para todas las necesidades de la Organización

Workflow Server, .NET Edition se integra fácilmente con Open Text Fax Server, RightFax Edition y Open Text Document Server, Alchemy Edition, ofreciendo a las Organizaciones una única fuente para todas sus necesidades de flujos de trabajo, gestión documental y distribución de la información.

Fax Server es la solución líder del mercado de distribución de faxes y documentos electrónicos. Document Server es líder en Gestión Documental para todo tipo de contenido. Esta gama de productos de Open Text automatiza el flujo de los documentos y la información, permitiendo a las organizaciones reducir costes, aumentar beneficios, mejorar la eficiencia y cumplir los requerimientos legales.

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