Proceso completo de captura de documentos en papel

 

El proceso de captura de documentos, es deicr, la necesidad de digitalizar, organizar, indexar y archivar los documentos en formato papel de un modo rápido y eficiente en un Sistema de Gestión Electrónica Documental se convierte a menudo en un extraordinario reto.

 

Captura de documentos

 

La digitalización por lotes de los documentos es el proceso que se usa habitualmente para convertir el papel en documentos digitales. Hacer un buen uso de este concepto puede incrementar enormemente la productividad y asegurarnos el éxito en la puesta en marcha de la solución.

 

Esquema de la captura de documentos

Le prestemos atención o no, gestionar los documentos con los que trabajamos a diario cuesta mucho dinero. El tratamiento efectivo de estas funciones puede ahorrar a su negocio miles de euros en pérdida de productividad, de espacio de almacenamiento y de eficiencia profesional.

Llamamos “captura de documentos” al proceso por el que se convierte un formato “papel” a un formato “electrónico”. Este proceso sería el primero que tendríamos que llevar a cabo para evitar los montones de papel cubriendo cada espacio libre que tenemos disponible en nuestras oficinas.

Esta captura se realiza generalmente mediante un dispositivo de entrada llamado escáner, una aplicación de software que ayuda a clasificar e indexar el papel y una cantidad de espacio en disco para almacenar los nuevos documentos electrónicos asociados a un método que nos permita localizarlos.

Superada la fase de captura, se pueden llevar a cabo varias tareas para automatizar los procesos de organización e indexación: reconocimiento de códigos de barras, conexión con bases de datos externas, proceso de formularios y OCR son métodos avanzados de indexación que pueden aumentar en gran medida la productividad.

¿Cómo empezar entonces? Lo primero que debemos hacer es buscar los productos que nos ayuden a resolver el problema. Después, asegurarse de que son fáciles de usar y de mantener, y que proporcionan las herramientas necesarias para cumplir con los objetivos marcados.

Es más importante encontrar un buen colaborador que entienda nuestro problema y que pueda aplicar efectivamente la tecnología disponible, que comprar simplemente el hardware y el software y esperar a que funcione solo.

 

Procesos de digitalización

El proceso de digitalización consiste en la captura de los documentos que se encuentran en formato papel. Al definir este proceso deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

  1. Conseguir el escáner adecuado para el trabajo, basándose criterios como tipos de documento y requerimientos de proceso.
  2. Seleccionar el software de captura apropiado, tras revisar los tipos de documento a digitalizar, los índices a capturar y las necesidades de obtención de los ficheros de salida.
  3. Decidir si alguno de los índices puede automatizarse con reconocimiento zonal de caracteres, códigos de barras o consultas de bases de datos externas.
  4. Fiabilidad, soporte técnico, calidad de imagen y capacidad de alimentación son factores a tener en cuenta para elegir un buen escáner.

 

Control de calidad

Es una etapa clave del proceso. Tenga en cuenta que, generalmente, una vez digitalizado el documento ya no va a estar disponible en los procesos posteriores. La imagen electrónica debe por consiguiente ser considerada como algo vital, ya que se convertirá en el documento “original”. El control de calidad se necesita para revisar los documentos digitalizados y así asegurarse de que cumplen el estándar del original.

Una puntualización interesante a hacer aquí es que, en la mayor parte de los casos, la calidad de la imagen digitalizada supera al original, debido a las posibilidades de proceso para mejorar la imagen que incorpora el software de captura.

Las características a tener en cuenta en un buen módulo de control de calidad son:

  1. Que disponga de opciones como añadir, insertar, reemplazar, girar, voltear y borrar páginas de un documento.
  2. Que permita la edición de las imágenes, con opciones como enderezar, eliminar bordes negros, cortar, recortar, cambiar la orientación de la página, limpiar puntos negros, etc.
  3. Que admita la revisión de imágenes automática, vistas en miniatura, reordenación de páginas y zoom de las imágenes.
  4. Que simplifique la corrección y la validación de los datos indexados.

 

Exportación de las imágenes

Una vez digitalizadas las imágenes, hecho el control de calidad y finalizado el proceso de indexación, las imágenes están preparadas para su alojamiento en el sistema de Gestión Electrónica Documental. El proceso de captura debería incluir un mecanismo para enviar las imágenes al sistema con la categorización adecuada.

El proceso por lotes definirá el formato de salida del documento y la descripción de su título. Sin una salida apropiada del software, los documentos pueden ser mal archivados, provocando que su recuperación se convierta en un asunto complicado, lo que negaría el principio que justifica un sistema de Gestión Electrónica Documental, que es facilitar la consulta y la recuperación de los documentos.

 

Indexación manual vs automática

Son los dos modos principales de captura de los datos en el proceso de los documentos. Como ya se ha mencionado, en muchas ocasiones se emplea una combinación de ambas técnicas de indexación, manuales y automáticas. Definimos normalmente el proceso de indexación manual como aquel que implica la entrada por teclado de los índices por un operador que visualiza una imagen en la pantalla.

Este es el método más lento, aunque en algunos casos, el único posible. Una consideración a tener en cuenta: a veces es más rápido usar este método manual que gastar un tiempo adicional en la etapa de preparar los documentos colocando códigos de barras y configurando consultas a bases de datos externas que automaticen el proceso de indexación.

Al considerar el proceso manual, es importante chequear la cantidad de datos requeridos en la indexación y el número de índices que se necesitan. Una buena práctica consiste en mantener esta cantidad en el mínimo, de modo que se pueda realizar tan rápido como sea posible. Existen herramientas en la mayoría de los productos para agilizar los procesos de indexación manual.

Algunas de esas funciones son:

  • indexación en base a una plantilla
  • uso de un desplegable con los valores posibles de un campo para que el usuario lo seleccione
  • campos “preformateados” con parte de los datos ya introducidos
  • campos con máscaras del tipo MM/DD/AAAA
  • indexación asistida por OCR

La indexación automática puede incrementar en gran medida el rendimiento en el proceso general. Cuanto más se pueda automatizar, mejor rendimiento obtendremos. Las características del software que aceleran el proceso de indexación automático son el OCR zonal, el reconocimiento de códigos de barras y las consultas de bases de datos externas. Al utilizar una o varias de estas características, podemos encontrar situaciones en las que el proceso de indexación se puede automatizar por completo con una fiabilidad del 100%.

 

Conclusión

Es muy importante tener claro los tipos de documento que nos vamos a encontrar, para poder decidirse por el hardware y software de digitalización más adecuados, y elegir así la entrada de datos manual o automática más eficiente.

Mediante la implementación de las técnicas descritas se pueden digitalizar a diario desde varios cientos de páginas a varios miles en una única estación de captura. Es absolutamente crítico contar con el apoyo de expertos para que le guíen en la definición del proceso de digitalización. El simple hecho de seguir estas reglas le asegurará una solución satisfactoria.

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