DIGITALIZAR. PROCESAR. COMPARTIR.
Casos de Estudio
Hemos diseñado algunas soluciones de gestión documental que quizá se parezcan al problema que Usted tiene encima de la mesa. A continuación describimos algunas de ellas.
Colebega
Es una de las siete embotelladoras locales que producen, venden y distribuyen las bebidas de las marcas propiedad de "The Coca Cola Company" a través de Coca-Cola España. Se creó en 1954 y actualmente opera en la Comunidad Valenciana, Murcia, Cuenca y Albacete.
Problema: el crecimiento en el número de referencias de venta (más tamaños, más sabores, etc.) y un aumento del número de clientes (en especial empresas distribuidoras), sumado a las posibilidades que se ofrecen hoy de facturar electrónicamente, hicieron a Colebega plantearse un aumento del control y la eficiencia en el tratamiento de la documentación generada por la venta de los productos, en particular las FACTURAS y sus correspondientes ALBARANES.
Solución: Sistemas de Documentación Multimedia ha desarrollado sencillos módulos a medida que le permiten a Colebega el envío por distintos medios automáticos, como el correo electrónico o directorios FTP, de las facturas que previamente han sido firmadas electrónicamente. Otras funciones resueltas de forma automática son el reconocimiento de los albaranes, el almacenamiento de toda la información en los repositorios Alchemy y su posterior consulta sin abandonar el interface SAP.
Agencia Tributaria del Ayuntamiento de Madrid
Es un Organismo público municipal cuya misión es la de gestionar el cobro por vía ejecutiva de cualquier impuesto municipal impagado de forma ordinaria.
Problema: un acceso lento de los administrativos de la Agencia a toda la información relativa a los expedientes sancionadores que ha sido enviada a los ciudadanos por correo certificado, consistente en un archivo de decenas de millones de documentos.
Solución: digitalización en color, utilizando escáneres de muy alto rendimiento, de un histórico acumulado de más de 20 millones de documentos. El crecimiento anual estimado es de alrededor de 4 millones de documentos. Alchemy gestiona la base de datos que controla el acceso a este archivo, permitiendo a todos los usuarios de REAM acceder de forma instantánea a cualquier expediente desde la plataforma informática AS/400 en la que están desarrolladas todas sus aplicaciones.
Costas Galicia
El grupo Más Costas, al que pertenece Costas Galicia, se ha convertido en el grupo turístico más significativo del norte peninsular, alcanzando un volumen de facturación superior a los 48 millones de euros en la temporada 2006. En la actualidad, el grupo cuenta con una plantilla de 190 profesionales entre las divisiones operador y hotelera.
Problema: almacenamiento de documentación de todo tipo, como información sobre facturación, facturas de proveedores, bonos asociados, etc.
Solución: que los propios proveedores envíen sus facturas directamente, aplicándoles a su llegada un flujo de validación de facturas. Esta solución beneficia tanto a Costas Galicia como a sus proveedores. Los proveedores facturan antes, evitan gastos derivados del envío y pueden conocer el estado de tramitación de las facturas en cualquier momento. Costas Galicia ofrece un mejor servicio a sus clientes, evita digitalizar las facturas e indexarlas y controla en todo momento el estado de las facturas pendientes.
Fábrica Nacional de Moneda y Timbre
Es una entidad pública empresarial adscrita al Ministerio de Economía y Hacienda. Por el tipo de trabajos que realiza tiene un marcado carácter de servicio público. Por otra parte, está abierta a la colaboración con entidades privadas en aquellos ámbitos que requieren un componente de seguridad y un estricto control de la producción.
Problema: almacenamiento seguro de toda la documentación que se genera al conformar las historias clínicas de sus empleados, cumpliendo las leyes de protección de datos y la política de confidencialidad de la entidad.
Solución: en una instalación de Alchemy Server Avanzado, se han integrado varios módulos que aseguran el cumplimiento de los prerrequisitos. Estos son Database Encryption, que evita cualquier intromisión no deseada entre emisor y receptor, Audit Logging, que lleva a cabo una completa auditoría de todas las operaciones que se llevan a cabo entre los usuarios y los repositorios, o RBAC, que se encarga de controlar la funcionalidad asignada a cada grupo de usuarios que tienen acceso a los repositorios.
Dirección General de Transportes de la Comunidad de Madrid
Ejecuta las competencias que le atribuye la normativa sobre transporte: autorizaciones administrativas, capacitación profesional y subvenciones; así como el control e inspección de vehículos, empresas y actividades, garantizando así un transporte profesional, seguro, ordenado y competitivo.
Problema: que los gestores administrativos de la Dirección General dispongan "en línea y en formato electrónico" de toda la documentación en papel generada en su relación con los ciudadanos y las empresas.
Solución: digitalización masiva de toda la documentación histórica y posterior actualización automática de los repositorios Alchemy. A continuación, dotación de medios al personal del archivo para la captura de la documentación que se genera día a día. Su archivo dispone hoy de 17 millones de documentos accesibles ONLINE. El número total de expedientes digitalizados sobrepasa los 930.000. La ocupación total de los repositorios Alchemy es de alrededor de 700 GB. Es posible acceder a cualquier expediente en cuestión de segundos. De este modo, se hace innecesario el manejo de expedientes en formato papel para resolver cualquier consulta o reclamación.
TEAC - Tribunal Económico-Administrativo Central
Es el órgano superior jerárquico de los Tribunales Económico-Administrativos estatales, dependientes del Ministerio de Economía y Hacienda. Su función es resolver las reclamaciones de personas físicas y jurídicas en vía administrativa.
Problema: los expedientes de las Reclamaciones Económico Administrativas (REA) se manejan en formato papel, con todos los inconvenientes que esto supone.
Solución: integración de una aplicación del Ministerio que incluye el intercambio automático de expedientes con la Agencia Estatal de Administración Tributaria, AEAT, y su almacenamiento en Alchemy para su posterior consulta, evitando así la generación de expedientes en papel. Además de dar más agilidad a las consultas, esta integración sirve para adaptarse a la ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
