La externalización de servicios como una opción razonable

 

La tecnología nos aporta constantemente nuevas soluciones a viejos problemas, como la externalización de servicios.

En el ámbito de la gestión de ciertos documentos que se manejan en las empresas y organizaciones – pedidos, facturas, albaranes, expedientes – la tecnología puede mejorar sustancialmente los procesos de captura y gestión de los mismos, tanto en formato electrónico – PDF, WORD, JPEG – como en formato papel.

Sin embargo, estas soluciones tienen un relativamente elevado coste de adquisición y un periodo de implantación a tener en cuenta. También requieren la dedicación de recursos personales y un posterior mantenimiento que debe valorarse a la hora de elegir la solución más adecuada al volumen de nuestro problema.

 

Un servicio integral: del análisis a la explotación

En SDM planteamos los proyectos desde un enfoque global, desde la fase inicial del análisis y el estudio de las necesidades reales y de los objetivos a conseguir, hasta la definición e implantación de la solución más adecuada en cada caso.

 

Esquema General

Soluciones realistas y asumibles

El personal especializado de SDM se encargaría de llevar a cabo las tareas necesarias para procesar la información, empleando para ello los medios que mejor se adapten a cada tipo de documento.

El siguiente paso consistiría en poner a disposición de la Empresa u Organización un acceso en Internet para llevar a cabo la consulta, con todos los filtros de seguridad de acceso a los documentos, y estableciendo, si fuera necesario, diferentes niveles de acceso para cada tipo de documento.

Acceso Web

El objetivo principal de estos proyectos es minimizar los costes asociados a la captura y gestión de los documentos que representa la adquisición y actualizaciones del software adecuado y, sobre todo, la dedicación del personal de la Empresa u Organización a estos menesteres, pasando a realizar a partir de ese momento otras labores más productivas.

 

Beneficios que se obtienen con este sistema:

  • Ahorro: no hay un desembolso inicial ya que únicamente se paga por los servicios obtenidos.
  • Flexibilidad: se puede pactar la mejor fórmula de facturación para ambas partes, en función del número de documentos y/o del número de usuarios que acceden al sistema.
  • Atractivo ROI: al no haber costes de inversión, implantación, personal dedicado y mantenimiento de los sistemas, el retorno de la inversión es inmediato.
  • Negocio: la resolución inmediata de las incidencias mejora en gran medida la atención al cliente.
  • Fiabilidad: el número de errores producidos durante la introducción de los datos en el sistema se reduce drásticamente.
  • Independencia: una vez cumplido el compromiso acordado, se puede rescindir el contrato si el nivel de satisfacción no es el esperado.
  • Tranquilidad: cabe la posibilidad de probar esta solución durante un periodo de 30 días para comprobar su eficacia.

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