DIGITALIZAR. PROCESAR. COMPARTIR.

Digitalización Certificada

Podrá conservar en soporte digital las facturas y otros documentos, destruyendo los originales. Nuestra plataforma de Gestión Documental integra la funcionalidad de la firma digital de documentos y la solución de digitalización certificada de facturas.

Elimine los costes y riesgos asociados a los archivos de documentos en papel

La solución de digitalización certificada de facturas está homologada por la Agencia Tributaria en base al Artículo 7 de la Orden 962/2007 y es compatible con la plataforma de validación: “firma para procesos de digitalización en el ámbito de la Administración Pública”.

La plataforma Open Text Document Server es capaz de visualizar hasta 250 formatos diferentes de documentos, incluyendo todos los formatos de fichero de ofimática clásicos (DOCx, XLSx, PPTx, MSG, TXT), los formatos estándares de imagen (TIFF, JPG, GIF, BMP, PCX), ficheros AutoCAD (DWG, DXF), ficheros utilizados en entornos médicos (DICOM) y los mas frecuentemente utilizados en Internet como HTML o PDF, indexando cada documento con independencia de su origen.

Mejore los procesos administrativos

Open Text Document Server dispone un potente motor de indexación diseñado para trabajar con grandes volúmenes de información. Permite publicar las bases de datos en cualquier entorno de red, así como crear estaciones de captura o consulta remota a través de Internet/Intranet.

La digitalización autenticada y el proceso de integridad del documento incluye los procesos necesarios para asegurar los protocolos de comunicación entre el dispositivo hardware, responsable de la digitalización, y la estación de trabajo que gestiona la obtención de la certificación. Una vez asegurado el documento, junto con la certificación, queda almacenado para ser gestionado históricamente.

Módulos de captura, gestión, archivo y consulta de los documentos

Estas son sus principales características:

Legalización certificada de las facturas digitalizadas.
Verificación de los documentos firmados electrónicamente.
Búsqueda y filtro de documentos para revisión.
Opciones de exportación, de selección de documentos.
Asistente para la generación de CD con selección de documentos.

Ahorre los costes asociados al archivo en papel: unos 0,70 € por documento

Eliminar el archivo físico de facturas y de otros documentos ofrece a las empresas una oportunidad de mejorar sus procesos administrativos. Los estudios realizados por la UE y las principales consultoras reflejan que una factura conservada en papel genera unos costes de 0,70 €, sin contar con incrementos del tiempo de dedicación, que puede superar los 10 minutos.

Algunos de los elementos tenidos en cuenta en estos estudios son los materiales utilizados, la ocupación de espacio, la conservación, la distribución, el tiempo empleado en el archivado, la localización de los documentos, volver a archivar un documento consultado y las fotocopias.

Folleto sobre la digitalización certificada de facturas (256 Kb.)

Características

check Homologada por la Agencia Tributaria

check Compatible con la plataforma de validación

check Permite destruir las facturas originales

check Asegura la integridad de los documentos

check Asocia cada documento a los "metadatos" de búsqueda

check Ahorra los costes asociados al archivo de papel