DIGITALIZAR. PROCESAR. COMPARTIR.
Soluciones a medida de cada necesidad
En determinadas circunstancias, los programas informáticos estándar no satisfacen por completo nuestras necesidades. Tomando como base el motor de gestión documental Document Server, Alchemy Edition, hemos desarrollado una serie de módulos especializados en dar respuesta a ciertas necesidades específicas.
sdmConnect
Esta herramienta puede funcionar como un programa o como un servicio. Su misión es automatizar el reconocimiento, la indexación y la clasificación de los ficheros en Open Text Document Server, Alchemy Edition.
Como ejemplo, puede usarse para reconocer un código de barras. A continuación, y en función de dicho código, conectar con una fuente de datos externa (una base de datos relacional, un fichero Excel, etc.) y rellenar el resto de los campos asociados al documento. Por último, se podría clasificar el documento en función de alguno de los valores reconocidos o importados para, por ejemplo, asociar las facturas con sus correspondientes albaranes.
sdmEasyIndex
Completo programa desarrollado por Sistemas de Documentación Multimedia que permite desplegar varias estaciones de captura e indexación de documentos. Su escalabilidad hace que se pueda configurar partiendo de una sencilla plataforma basada en Alchemy Gold, hasta llegar a un potente sistema basado en el servidor Avanzado de Document Server, Alchemy Edition.
Los usuarios pueden indexar lotes de documentos por los campos definidos en las bases de datos Alchemy. Para evitar errores de indexación, el proceso se controla mediante sencillas expresiones regulares, algunas de ellas ya predefinidas, como los formatos de fecha DD/MM/AAAA o la comprobación de la letra del DNI, dejando abierta la posibilidad de definir aquellas que una determinada aplicación necesite. Toda esta funcionalidad se puede configurar mediante un sencillo módulo de personalización de opciones.
Si fuera necesario consultar los documentos no solo por sus "metadatos" sino también por su "contenido", el administrador puede programar un proceso automático de OCR en el servidor Alchemy.
El programa sdmEasyIndex soporta la indexación de los formatos más utilizados en la gestión documental, como el formato PDF, y todos los formatos de imagen más usuales: TIF, JPG, GIF, PNG, BMP y PCX.
sdmMonitor
Nuestro potente servicio de monitorización de ficheros está diseñado para vigilar la creación de nuevos archivos en uno o varios directorios de un servidor. Es útil cuando necesitamos iniciar un procedimiento en el mismo momento en que se digitaliza un documento, bien desde un dispositivo multifunción o desde un escáner de sobremesa.
Una vez hemos monitorizado su creación, podemos desencadenar un flujo de acciones a llevar a cabo con el nuevo documento.
sdmWebKit
Se trata de un WebService muy bien documentado que facilita enormemente la labor de los desarrolladores que tengan que programar soluciones Web que pongan en contacto USUARIOS con DOCUMENTOS, haciendo así la consulta de los documentos de la Gestión Documental más accesible y universal.
Esta comunicación puede establecerse entre cualquier navegador del mercado (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, etc.) y los documentos y registros almacenados en los repositorios Document Server, Alchemy Edition.
Microsoft Internet Explorer:
Mozilla Firefox:
Una de las ventajas indiscutibles de las aplicaciones Web es que no requieren instalación ni mantenimiento: cualquier actualización del servidor se propaga por todo el conjunto de usuarios sin necesidad de ninguna intervención técnica.
Otra gran ventaja de este tipo de aplicaciones es la universalidad del acceso. No importa donde nos encontremos, en el campo, en una mina, en un aeropuerto...,mientras tengamos un acceso a Internet podremos consultar un documento de nuestra base de datos a través de nuestra aplicación Web.
Vea Usted mismo como funciona una aplicación Web basada en sdmWebKit en http://demos.sdm.es/demos/
sdmGrabber
Utilidad capaz de incorporar ficheros a una base de datos Alchemy, y de asociar sus correspondientes "metadatos", de forma totalmente automática. Para ello es necesario proporcionarle un fichero de registros de texto, por ejemplo en formato "CSV". De una forma estructurada, este fichero incorporará la información que ha de utilizarse para rellenar los campos del perfil de los documentos, así como su relación con el nombre y la ubicación de cada uno de los ficheros.
Es apropiado para importar información "exportada" previamente de sistemas obsoletos de gestión documental. También puede utilizarse para importar la salida de sistemas de captura de alta producción, como por ejemplo Kofax, o de sistemas de reconocimiento automático de facturas y formularios, como DOKuStar o Eyes&Hands.
sdmCommandSearch
Es un sencillo modulo que admite parámetros en línea de comando. Puede ser invocado desde cualquier aplicación Windows. Su utilidad consiste en evitar que los usuarios tengan que realizar varios pasos para localizar la información en Alchemy, proporcionándole la búsqueda ya realizada.
sdmAlerts
Esta aplicación permite asociar "alertas" a los documentos almacenados en nuestro gestor documental Open Text Document Server, Alchemy Edition. Al iniciar el programa, se muestra siempre la lista de documentos con algún tipo de alerta definida para advertir al usuario que puede tener alguna tarea pendiente de realizar con alguno de los documentos.
Se han establecido tres prioridades asociadas a colores: de prioridad alta (en rojo), de prioridad media (en azul) y de prioridad baja (en negro). El usuario puede generar y guardar mensajes predefinidos para ser asociados a las alertas. Otra funcionalidad predefinida es la de generar listados de un modo muy sencillo.
sdmAudit
El servidor Avanzado de Open Text Document Server es capaz de almacenar en una tabla de una base de datos SQL Server todos los eventos que se producen en los repositorios de datos. Mediante sdmAudit, los Administradores de nuestro gestor documental pueden auditar de una forma muy sencilla todas las operaciones que se realizan con los documentos y los "metadatos" de los repositorios, tales como visualizar, imprimir, añadir y recuperar documentos, exportar, etc.
