Personalización de Alchemy para llevar a cabo tareas específicas

sdmMonitor

Nuestro potente servicio de monitorización de ficheros está diseñado para vigilar la creación de nuevos archivos en uno o varios directorios de un servidor. Es útil cuando necesitamos iniciar un procedimiento en el mismo momento en que se digitaliza un documento, bien desde un dispositivo multifunción o desde un escáner de sobremesa.

Una vez hemos monitorizado su creación, podemos desencadenar un flujo de acciones a llevar a cabo con el nuevo documento.

sdmConnect

Esta herramienta puede funcionar como un programa o como un servicio. Su misión es automatizar el reconocimiento, la indexación y la clasificación de los ficheros en Open Text Document Server, Alchemy Edition.

Como ejemplo, puede usarse para reconocer un código de barras. A continuación, y en función de dicho código, conectar con una fuente de datos externa (una base de datos relacional, un fichero Excel, etc.) y rellenar el resto de los campos asociados al documento. Por último, se podría clasificar el documento en función de alguno de los valores reconocidos o importados para, por ejemplo, asociar las facturas con sus correspondientes albaranes.

sdmEasyIndex

Completo programa desarrollado por Sistemas de Documentación Multimedia que permite desplegar varias estaciones de captura e indexación de documentos. Su escalabilidad hace que se pueda configurar partiendo de un sencillo servidor Estándar hasta un potente sistema basado en el servidor Avanzado de Open Text Document Server.

Los usuarios pueden indexar lotes de documentos por los campos definidos en la base de datos Open Text Document Server, Alchemy Edition. Para evitar errores de indexación, el proceso se controla mediante sencillas expresiones regulares, algunas de ellas ya predefinidas, como los formatos de fecha DD/MM/AAAA o la comprobación de la letra del DNI, dejando abierta la posibilidad de definir aquellas que una determinada aplicación necesite. Si fuera necesario consultar los documentos no solo por sus "metadatos" sino también por su "contenido", el usuario puede programar un proceso automático de OCR. Toda esta funcionalidad puede definirse mediante un sencillo módulo de parametrización de opciones.

El programa sdmEasyIndex soporta la indexación de los formatos más utilizados en la gestión documental, como el formato PDF, y todos los formatos gráficos mas usuales: TIF, JPG, GIF, PNG, BMP y PCX. Actualmente estamos trabajando para incorporar otros formatos, como los de la suite de Microsoft Office DOC, XLS y PPT, o el formato de imagen digital usado en medicina DICOM.

sdmEasySearch

Este módulo de consulta complementa al módulo de indexación. Se instala en aquellas estaciones de trabajo en las que se haga necesario consultar la información introducida por el módulo sdmEasyIndex. Dispone de visualizadores para el formato PDF de Adobe, así como para los formatos gráficos más utilizados: TIF, JPG, GIF, PNG, BMP y PCX.

Las búsquedas pueden realizarse por los campos del perfil asociados a los documentos y/o por el contenido de los mismos, a la gran velocidad que proporciona el conocido y suficientemente probado motor de búsqueda Open Text Document Server. Una vez localizado un determinado documento, sdmEasySearch nos permitirá visualizarlo, imprimirlo, recuperarlo a disco o enviarlo por correo electrónico.

sdmWebKit

Se trata de un WebService muy bien documentado que facilita enormemente la labor de los desarrolladores que tengan que programar soluciones Web que pongan en contacto USUARIOS con DOCUMENTOS, haciendo así la consulta de los documentos de la Gestión Documental más accesible y universal.

Esta comunicación puede establecerse entre cualquier navegador del mercado (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, etc.) y los documentos y registros almacenados en los repositorios Document Server, Alchemy Edition.

Una de las ventajas indiscutibles de las aplicaciones Web es que no requieren instalación ni mantenimiento: cualquier actualización del servidor se propaga por todo el conjunto de usuarios sin necesidad de ninguna intervención técnica.

Otra gran ventaja de este tipo de aplicaciones es la universalidad del acceso. No importa donde nos encontremos, en el campo, en una mina, en un aeropuerto...,mientras tengamos un acceso a Internet podremos consultar un documento de nuestra base de datos a través de nuestra aplicación Web.

Vea una demostración de una aplicación Web basada en sdmWebKit en http://demos.sdm.es/demos/

Vista de una aplicación para facturas y albaranes en Microsoft Internet Explorer

Vista de una aplicación para expedientes en Mozilla Firefox

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sdmGrabber

Utilidad capaz de incorporar ficheros a una base de datos Open Text Document Server, Alchemy Edition, y de asociar sus correspondientes "metadatos", de forma totalmente automática. Para ello es necesario proporcionarle un fichero de registros de texto, por ejemplo en formato "CSV".  De una forma estructurada, este fichero incorporará la información que ha de utilizarse para rellenar los campos del perfil en Open Text Document Server, así como su relación con el nombre y la ubicación de cada uno de los ficheros.

Es apropiado para importar información "exportada" previamente de sistemas obsoletos de gestión documental. También puede utilizarse para importar la salida de sistemas de captura de alta producción, como por ejemplo Kofax, o de sistemas de reconocimiento automático de facturas y formularios, como DOKuStar o Eyes&Hands.

sdmCommandSearch

Es un sencillo modulo que admite parámetros en línea de comando. Puede ser invocado desde cualquier aplicación Windows. Su utilidad consiste en evitar que los usuarios tengan que realizar varios pasos para localizar la información en Open Text Document Server, proporcionándole la búsqueda ya hecha.

Si una determinada aplicación dispone ya de los argumentos de búsqueda, probablemente almacenados en variables o tablas, estos se pueden formatear y generar con ellos una línea de comandos, que será recibida por sdmSearch para resolver una búsqueda y ofrecer automáticamente los resultados en una ventana del programa Open Text Document Server Search Client.

sdmAlerts

Esta aplicación permite asociar "alertas" a los documentos almacenados en nuestro gestor documental Open Text Document Server, Alchemy Edition. Al iniciar el programa, se muestra siempre la lista de documentos con algún tipo de alerta definida para advertir al usuario que puede tener alguna tarea pendiente de realizar con alguno de los documentos.

Se han establecido tres prioridades asociadas a colores: alertas de prioridad alta (en color rojo), de prioridad media (en color azul) y de prioridad baja (en color negro). El usuario puede generar y guardar mensajes predefinidos para ser asociados a las alertas. Otra funcionalidad predefinida es la de generar listados de un modo muy sencillo, tanto de documentos afectados por las alertas como de aquellos que ya han sido finalmente archivados.

sdmAudit

El servidor Avanzado de Open Text Document Server es capaz de almacenar en una tabla de una base de datos SQL Server todos los eventos que se producen en los repositorios de datos. Mediante sdmAudit, los Administradores de nuestro gestor documental pueden auditar de una forma muy sencilla todas las operaciones que se realizan con los documentos y los "metadatos" de los repositorios, tales como visualizar, imprimir, añadir y recuperar documentos, exportar, etc.

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