Desarrollos Propios basados en Alchemy
A veces surgen necesidades específicas que no están cubiertas por los programas estándar. Por ello, y tomando como base nuestro motor de gestión documental Alchemy, hemos desarrollado una serie de módulos especializados.
sdmCONNECT PLUGIN
Su misión es automatizar la carga inicial de ficheros, el reconocimiento de CCBB, la indexación con fuentes de datos externas y sus consiguientes comprobaciones, y la clasificación de los documentos en Alchemy.
Un ejemplo de solución para sdmConnectPlugin: reconocer un código de barras en un documento digitalizado para a continuación conectar con una fuente de datos externa (una base de datos relacional, un fichero Excel, etc.) y rellenar el resto de los campos de búsqueda definidos.
Finalizado el proceso de indexación automático, se podrían clasificar los documentos en función de alguno de los valores reconocidos o importados para, por ejemplo, asociar las facturas con sus correspondientes albaranes.
Como paso final, se podría configurar para distribuirlos finalmente en carpetas por años y meses para disponer de una mejor organización de la información.
Esquema del proceso de unión entre facturas y albaranes
Haga clic para ampliar la imagen...
sdmCONNECT PRO
Añade un potente módulo de OCR y de extracción del contenido de los PDFs de texto, lo que nos permite automatizar la extracción de texto que utilizaremos como argumentos de búsqueda en Alchemy.
Con sdmConnectPro podríamos reconocer determinadas regiones de un fichero de imagen, analizar el texto obtenido y aplicarles funciones (etiquetas, máscaras, conversiones, etc.) para depurar el resultado hasta conseguir cadenas de caracteres perfectas, que introduciríamos en los campos de los perfiles de Alchemy.
sdmConnectPro permite definir un número ilimitado de plantillas de OCR para tratar documentos de muy diversas fuentes, en las que los valores de los campos se encuentren en distintas regiones del documento, o incluso en distintas páginas del mismo.
sdmINDEXADOR XML
Permite configurar puestos de trabajo para llevar a cabo la indexación de documentos digitalizados. En un primer paso tenemos que indicarle donde están los ficheros a indexar, en que formato se encuentran y que hacer con ellos una vez indexados.
Haga clic para ampliar la imagen...
Los usuarios pueden indexar lotes de documentos por aquellos campos que necesite su aplicación de gestión documental o de contenidos. Para evitar errores de indexación, el proceso se controla mediante sencillas expresiones regulares, algunas de ellas ya predefinidas, como los formatos de fecha DD/MM/AAAA o la comprobación de la letra del DNI.
Toda esta funcionalidad se puede configurar mediante un sencillo módulo de personalización de opciones.
Haga clic para ampliar la imagen...
El programa sdmIndexadorXML admite la indexación de los formatos más utilizados en la gestión documental, como el formato PDF, y todos los formatos de imagen más usuales: TIF, JPG, GIF, PNG, BMP y PCX.
El visor de documentos contempla opciones como el zoom, ajustes de imagen, rotación, miniaturas, etc. para conseguir una visualización lo más cómoda posible.
A continuación se muestra un ejemplo de la pantalla de indexación tal como se le muestra al usuario:
Haga clic para ampliar la imagen...
sdmMONITOR
Es un potente servicio de monitorización de ficheros, asociado al módulo sdmIndexadorXML, diseñado para vigilar la creación de nuevos archivos en uno o varios directorios de un servidor.
Se utiliza para iniciar un procedimiento en el momento en que se digitaliza un documento, bien desde un dispositivo multifunción o desde un escáner de sobremesa.
Una vez hemos monitorizado su creación, podemos desencadenar un flujo de acciones a llevar a cabo con el nuevo documento.
sdmWEB KIT
Se trata de un WebService muy bien documentado que facilita la labor de los desarrolladores que programan aplicaciones Web orientadas a poner DOCUMENTACIÓN a disposición de los USUARIOS que la necesitan.
Estas aplicaciones pueden desarrollarse para conectar cualquier navegador del mercado (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Safari, etc.) con los documentos y registros almacenados en los repositorios Alchemy.
Ejemplo en Microsoft Internet Explorer.
Haga clic para ampliar la imagen...
Ejemplo en Mozilla Firefox.
Haga clic para ampliar la imagen...
Una de las ventajas indiscutibles de las aplicaciones Web es que no requieren instalación ni mantenimiento: cualquier actualización del servidor se propaga por todo el conjunto de usuarios sin necesidad de ninguna intervención técnica.
Otra gran ventaja de este tipo de aplicaciones es la universalidad del acceso. No importa si nos encontramos en una mina, en un aeropuerto o en el campo: mientras tengamos un acceso a Internet, podremos consultar un documento de nuestra base de datos a través de nuestra aplicación Web.
sdmGRABBER
Utilidad capaz de incorporar ficheros a una base de datos Alchemy, y de asociar sus correspondientes "metadatos", de forma totalmente automática. Para ello es necesario proporcionarle un fichero de registros de texto, por ejemplo en formato "CSV".
De una forma estructurada, este fichero incorporará la información que ha de utilizarse para rellenar los campos del perfil de los documentos, así como su relación con el nombre y la ubicación de cada uno de los ficheros.
Hemos utilizado sdmGrabber con frecuencia para almacenar en Alchemy información "exportada" previamente de otros sistemas de gestión documental.
También puede utilizarse para importar la salida de sistemas de captura de alta producción, como por ejemplo Kofax, o de sistemas de reconocimiento automático de facturas y formularios, como DOKuStar o Eyes&Hands.
sdmCOMMAND SEARCH
Sencillo modulo que admite parámetros en línea de comando. Puede ser invocado desde cualquier aplicación Windows.
Su mayor utilidad consiste en evitar que los usuarios tengan que realizar varios pasos para localizar la información en Alchemy, proporcionándoles la búsqueda ya realizada.
sdmALERTS
Esta aplicación permite asociar "alertas" a los documentos almacenados en nuestro gestor documental Alchemy. Al iniciar el programa, se muestra siempre la lista de documentos con algún tipo de alerta definida para advertir al usuario que puede tener alguna tarea pendiente de realizar con alguno de los documentos.
Se han establecido tres prioridades asociadas a colores: de prioridad alta (en rojo), de prioridad media (en azul) y de prioridad baja (en negro).
El usuario puede generar y guardar mensajes predefinidos para ser asociados a las alertas, así como generar listados de documentos pendientes.
sdmAUDIT
El servidor Avanzado de Alchemy es capaz de almacenar en una tabla de una base de datos SQL Server todos los eventos que se producen en los repositorios de datos.
Mediante sdmAudit, los Administradores de Alchemy pueden auditar de una forma muy sencilla todas las operaciones que se realizan con los documentos y los "metadatos" de los repositorios, tales como visualizar, imprimir, añadir y recuperar documentos, exportar, etc.