Sustituir el papel parece una alternativa razonable

 

A nuestro juicio, estas son las 5 razones por las que sustituir el papel con Alchemy:

  • Información mal colocada, o incluso perdida – Todos somos conscientes de que se pierden muchas horas buscando información dificil de encontrar.
  • Excedentes de información – La desventaja de tener la información en papel supone la pérdida de muchas horas buscando, recopilando y analizando entre montañas de documentos, lo que impide quedarse con lo realmente importante y necesario.
  • Procesos ineficientes – ¿Cuanto cuesta recopilar toda la información asociada a un determinado expediente, historial o cuenta contable si esta se encuentra en papel?
  • Cumplimiento de las disposiciones legales – Las organizaciones tienen cada día mas presiones para gestionar la documentación de acuerdo a la legislación y para reducir los riesgos de su pérdida.
  • Falta de integración con otras aplicaciones – Los programas de gestión como CRM, ERP y ECM, así como los sistemas de información de los centros de salud, entre otros, pueden beneficiarse de un acceso rápido al contenido de los documentos en papel si se digitalizan previamente.

Razones de peso para almacenar el papel en Alchemy

  1. Ahorra dinero, al reducir la necesidad de suministros asociados a la impresión de papel, así como su manejo y posterior almacenamiento.
  2. Incrementa la productividad, al acelerar la recuperación de los documentos y facilitar la búsqueda de información perdida.
  3. Racionaliza los procesos, al eliminar el papel e introducir los documentos electrónicos en la dinámica administrativa.
  4. Ayuda a cumplir los requerimientos legales, al facilitar la creación de un archivo seguro.
  5. Comparte el archivo, al permitir a otras aplicaciones el acceso inmediato al mismo.

Sustituir el papel por Alchemy

Un caso práctico

La empresa ABCXYZ es pionera en ofrecer equipamiento para las oficinas. Su gama de productos abarca todo tipo de dispositivos digitales en red, como copiadoras, impresoras, dispositivos multifuncionales y máquinas fax. ABCXYZ tiene 130 empleados en seis delegaciones, y proporciona soluciones de gestión documental a sus clientes en las áreas de Banca, Servicios, Administración Pública y Educación, entre otras.

 

El reto

“No haga planes para llevarse el archivo con Usted.” Imagine que recibe esa noticia justo antes de que su empresa comience el proceso de mudanza a otra oficina; a cada empleado de ABCXYZ solo se le permitiría llevar una caja con su archivo. La empresa invirtió en un nuevo diseño de muebles de oficina que disponía de un espacio de archivo mínimo. Los empleados de ABCXYZ, que estaban acostumbrados a trabajar de forma manual con el papel, recibieron la noticia de que en tres meses debían digitalizar más de 200.000 documentos relacionados con ventas, servicios y clientes.

Tanto la idea original como la orden de llevarla a cabo vinieron del Director General, que se formó una idea previa de lo que sería una oficina sin papel. La antigua oficina era como cualquier otra: siempre llena de papeles con las cartas y formularios que generaban los más de 10.000 clientes de ABCXYZ.

Los expedientes de servicio, los comprobantes de pago y el resto de papeles que no estaban esparcidos por las mesas, estaban almacenados en cajas, excediendo la capacidad de los archivadores y el espacio de almacenamiento. De muchos documentos se necesitaba el original firmado, la mayoría debían conservarse durante al menos siete años por motivos legales y por si esto fuera poco, todo estaba en diferentes archivadores y carpetas.

 

La solución

Los empleados gestionan hoy los documentos con una solución basada en Document Server Alchemy, incluyendo SCAN y DataGrabber. El equipo de ABCXYZ integró Alchemy con un escáner que digitaliza a 45 páginas por minuto y un equipo multifunción que se ha mostrado muy útil para digitalizar las segundas copias de los documentos. En un periodo de tres meses, ABCXYZ archivó digitalmente 200.000 documentos, cerca del 80% de la información existente.

 

Resultado final

ABCXYZ afirma haber reducido del orden del 70% en espacio de almacenamiento. La recuperación de documentos, que en su día llevaba algunas horas, o una buena cantidad de minutos en el mejor de los casos, se hace hoy en segundos. “Desde que instalamos Alchemy, la nueva oficina está mucho mas desahogada, sin papeles ni archivadores por todas partes,” dice el Director Técnico de ABCXYZ. “Nuestro director general no quiere ver ni una sola copia de un documento en la oficina.”

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